Как руководить людьми: секреты управления коллективом

Как руководить людьми: секреты управления коллективом

Как и любому другому мастерству, искусству управления коллективом нужно учиться. Катя Тихомирова в фильме «Москва слезам не верит» говорила: «Трудно с тремя. А когда трех научишься организовывать, потом уже число не имеет значения». Управленческими секретами делятся опытные психологи.

Будьте лидером и профессионалом

Руководитель должен быть не просто менеджером, а лидером. Ему не нужны титулы и продвижение, он умеет вдохновлять и мотивировать команду. Благодаря авторитету лидер влияет на каждого члена группы. Чтобы достичь настоящего лидерства, важно:

1. Быть профессионалом.
2. Знать свои сильные и слабые стороны.
3. Постоянно совершенствоваться.
4. Брать на себя ответственность.
5. Проявлять заботу о коллективе.

Практикующий психолог с более чем 10-летним стажем Олег Сатов подчеркивает, что настоящий профессионал, который с душой и ответственно делает свое дело, не беспокоится о лишних минутах, проведенных на рабочем месте. Любовь к работе и искреннее желание делать ее как можно лучше — отличные помощники в управлении.

Грамотно организуйте рабочий процесс

У опытного руководителя всегда есть четкий план, что должно быть сделано. Во время планирования важно:

1. Установить долгосрочные и краткосрочные цели.
2. Наметить промежуточные результаты и пути их оценки.
3. Сообщить подчиненным об ожиданиях.
4. Получать отклик от людей, которыми управляете.

Помните о правилах постановки целей. Цели должны быть:

• конкретные и измеримые;
• достижимые и реалистичные;
• своевременные, этические и значимые.

При этом не забывайте, что нет ничего невозможного. Главные факторы — время и ресурсы.

Позаботьтесь о комфорте сотрудников

Рабочая атмосфера: Freepick

Эффективнее выполнять работу коллективу помогает автоматизация. Продумайте, какая нужна оргтехника, специализированное программное обеспечение, прислушайтесь к мнению сотрудников и закупите все необходимое.

Кроме того, важно:

• соблюдение правил санитарии и гигиены;
• наличие оборудованного рабочего места у каждого сотрудника;
• четко составленное расписание, с перерывами и рабочим временем.

Помните о том, что на качество работы влияет освещение, температура воздуха, отсутствие отвлекающих шумов.

Будьте решительным и ответственным

Чем выше должность, тем больше у руководителя ответственность и тем важнее его решения. Основатель Amazon Джефф Безос считает, что руководителю достаточно трех хороших решений в день.

Во время их принятия руководствуйтесь такими правилами:

1. Прежде чем выразить решение или мнение, хорошо все продумайте и предоставьте убедительный ответ.
2. Не увиливайте и не лейте воду.
3. Устанавливайте крайний срок и всегда предоставляйте решение к этому времени.
4. Если подчиненные предлагают убедительные аргументы, не бойтесь изменить решение.

Ориентируйтесь на действия:

1. В своей сфере деятельности четко сформулируйте, что можно изменить и на что повлиять не можете. Примите этот факт и не тратьте энергию попусту.
2. Сосредоточьте свои и командные усилия на том, что можете изменить.

Человек, ориентированный на действия, всегда востребован и успешен. К тому же подчиненные охотнее отзываются на призыв «Делай, как я», а не на «Делай, как я сказал».

Создайте в коллективе благоприятную атмосферу

Секреты руководителя: Freepick

Сотрудники не ресурс, это люди, у которых есть семьи, чувства и проблемы. Помните о том, что у подчиненных есть личная жизнь и делайте все возможное, чтобы понимать их и поддерживать в них уверенность в себе. Будьте вежливы и относитесь ко всем как к равным, независимо от званий или положения.

Специалист в области бизнес-психологии Денис Макархин убежден, что сотрудники всегда чувствуют, ценят их или нет. Как менеджмент относится к подчиненным, так они относятся к клиентам, а это рано или поздно сказывается на бизнесе в целом.

Мотивируйте подчиненных

Для мотивации сотрудников можно использовать разные приемы. Писатель и бизнес-консультант Ицхак Адизес делит их на внешние и внутренние:

1. К первой группе относятся деньги (повышение зарплаты, премии) и статус (должность, отдельный кабинет).
2. Ко второй принадлежит возможность заниматься любимым делом, контроль за событиями, ощущение причастности к выполнению общей миссии.

Руководителю важно убедиться в том, что его стимулы соответствуют целям. Например, если сотрудники получают премию за производство большего количества деталей, качество может снизиться в погоне за объемом.

Сохраняйте дистанцию с подчиненными

Чтобы коллектив уважал руководителя, тому вовсе не обязательно быть с сотрудниками на короткой ноге. Гораздо лучше работают такие методы:

• умение руководителя признавать свои ошибки. В этом случае не стоит искать виноватых, самостоятельно определите, что пошло не так, и устраните последствия;
• правильная формулировка задач, последовательные действия начальника, его умение прислушиваться к мнению сотрудников;
• проявление уважения к подчиненным.

Не стоит превращаться в тот тип менеджера, о котором спрашивают, в каком он сегодня настроении, прежде чем прийти с интересующим вопросом.

Сдерживайте обещания и не бросайте слов на ветер. Это не только поможет завоевать доверие коллектива, но и станет подспорьем, чтобы требовать от подчиненных того же.

Критикуйте правильно

Правила руководства коллективом: Freepick

Бизнес-тренер Андрей Можжанов напоминает о важности для руководителя корректной обратной связи и умении конструктивно критиковать:

1. Говорите с «Я-позиции». Не «Ты плохой», а «Мне не нравится результат твоей работы».
2. Применяйте «принцип бутерброда»: оберните то, что хотите изменить, двумя порциями того, что удалось хорошо: «Отчет выполнили вовремя, но не хватило данных от бухгалтерии. Будет отлично, если добавите их сегодня».
3. Используйте «принцип горячей плиты», то есть давайте реакцию сразу и в полном объеме — не откладывайте ее и не выдавайте кусками. При этом говорите только о конкретной ситуации. Исключений для сотрудников быть не должно.

Качественная обратная связь необходима для обогащения, а не унижения или уничтожения. Руководитель должен дать собеседнику ценное отражение, чтобы он мог измениться и стать лучше.

Учитесь говорить «нет»

Руководитель должен не только мотивировать и вдохновлять, но и уметь отказывать. Это важно при столкновении с манипуляторами, которые могут встретиться среди сотрудников и партнеров.

Научитесь говорить слово «нет». Категоричный отказ, в котором уверены, никогда не сопровождайте объяснениями или тем более оправданиями. Не испытывайте при этом чувство вины. Люди ощущают внутренний настрой, и если колеблетесь, то вас могут вынудить дать комментарии и даже уговорить.

Будьте строги, но справедливы

Серьезный руководитель может уместно шутить и сохранять доброжелательность. Чувство юмора делает его доступным, позволяет подчиненным видеть в нем не только начальника, а человека.

Позволяйте себе отдыхать и расслабляться, читайте мотивирующие книги и смотрите веселые шоу, чтобы поддерживать разговоры не только о делах и находить, чем разрядить обстановку.

Организуйте ежемесячный неформальный ужин с коллективом, чтобы поддерживать с сотрудниками дружеские отношения, заряжать их энергией для выполнения поставленных задач. Публично хвалите тех, кто этого заслуживает.

У каждого руководителя есть личный перечень секретов управления коллективом. Это определяется тем, с кем именно работаете, какой у вас опыт и задачи. Используйте предложенные принципы и выстраивайте на их основе свой стиль управления коллективом.

Узнавайте обо всем первыми

Подпишитесь и узнавайте о свежих новостях Казахстана, фото, видео и других эксклюзивах.

Как вести себя руководителю с подчиненными, чтобы работа была эффективной

Умение общаться с подчиненными, выстраивать правильную коммуникацию – soft skills, важные для каждого менеджера и управленца. Руководитель обязан общаться с сотрудниками, он должен находить правильное время для такой коммуникации и верные слова, которые помогут улучшить работу сотрудника. Кажется, что это просто. Действительно, вызвал в кабинет, переговорил. Если нужно, похвалил, а иной раз и выразил критику – просто же. Но на деле все намного сложнее.

Правильная коммуникации между руководителем и подчиненным – почему это так важно

Рядовые сотрудники часто указывают отсутствие коммуникации с руководством в качестве основной проблемы на текущем месте работы:

1. «Что ни начало дня, то крик и критика»
2. «Вызвал, дал премию за хорошую работу. Деньги, конечно, очень кстати, но хотелось бы получить и пару слов благодарности»
3. «Начальник никак не интересуется моими успехами. Дал задачу в Джире, я сделал, на этом все. Ни спасибо, ни пожалуйста. А хотелось бы какого-то общения, корпоративного духа»

С такими высказываниями можно столкнуться в абсолютно любой компании. Деньги и интересная работа – это хорошо. Однако коммуникация – тоже сильное преимущество в борьбе за квалифицированный персонал, поэтому учиться общаться с подчиненными правильно – это необходимость.

Как должен общаться руководитель с подчиненными

Говорить с персоналом на одном языке

Взгляды на компанию со стороны руководителя и подчиненных сильно разнятся. Обычно управленец видит только цель и миссию компании, он делает все, чтобы добиться результатов. Сотрудник – меньше заинтересован в глобальных целях, у него есть план и он старается его выполнить.

Руководитель должен объединить оба видения и предоставить сотруднику информацию о том, как конкретно его действия помогают в достижении миссии и глобальных целей компании.

Объясняйте сотрудникам простым языком, что происходит в компании, если есть проблемы говорите об этом с привязкой к тому, что планы выполнять критически необходимо. Встаньте на место своего сотрудника и подумайте от его лица, как он видит положение.

Такой подход поможет сблизиться с подчиненными и повысить их вовлеченность в дела компании.

Учитесь задавать правильные вопросы и выстраивать диалог

Правильные вопросы помогают наладить коммуникацию и выяснить положение вещей в компании. А правильная коммуникация позволит:

• скорректировать поведение сотрудника в нужный момент
• нацелить сотрудника на развитие, помочь выйти из кризиса
• отблагодарить сотрудника
• поставить четкие цели
• мотивировать на дальнейшие достижение

О вопросах на примерах:

Спрашивайте о конкретных вещах:

Используйте закрытые вопросы:

Убеждайте, а не принуждайте

Иногда решения сотрудника не совпадают с видением руководителя. И, если это решение неверное, нужно убедить подчиненного в том, что лучше поступить иначе. Принуждение в этом случае работает плохо, потому что из-под палки работа никогда не строится должным образом, в древности даже рабы хуже работали под принуждением, а у нас речь о свободном человеке.

Уделите внимание вопросу, найдите аргументы, которые помогут переубедить сотрудника. Если вы добьетесь смены позиции убеждением, а не принуждением, работа будет выполнена быстрее.

Давайте четкие инструкции

KPI и цели для сотрудников придуманы не просто так, они позволяют добиться лучших результатов в работе. Формируйте инструкции правильно.

Объясняйте, но не разжевывайте

Важно, чтобы человек понимал, чего от него хотят и каким должен быть результат его работы, но не нужно разжевывать сам процесс работы. Вы нанимаете профессионала и он априори должен знать, за что он получаете деньги. Таким образом, ваши задачи:

• поставить задачу
• указать, какой результат вы хотите получить в итоге
• оговорить основные стратегические моменты

Остальное остается в компетенции сотрудника. Он определяет методы достижения поставленной цели. Если есть вопросы или нужны уточнения, уделите время, не оставляйте вопрос без внимания, так вы получите более высокие результаты.

Отличайте «не слышит» от «не согласен»

Сотрудник может отказаться от выполнения задачи или просто не выполнить ее. Причина здесь, скорее всего, не в том, что вас не услышали, а в том, что подчиненный не находит задачу целесообразной. Несогласие – это нормально. Выслушайте аргументы, возможно вы что-то упускаете из вида и ваш сотрудник прав. Если доводы логичны и есть другое решение, похвалите и позвольте профессионалу решать задачу самостоятельно. Если же оба варианта спорные или вариант подчиненного слабее, настаивайте на своем и помните – убеждайте, а не принуждайте, используйте аргументы.

Не требуйте, как «от себя»

Если вы справляетесь с какой-то задачей за 20 минут, а у вашего сотрудника на это уходят часы, это еще не значит, что он некомпетентен. Возможно он впервые работает с каким-то сервисом и ему нужно время, чтобы разобраться. Не указывайте ему на его некомпетентность, это отвращает от работы и мешает выполнять задачу. Если сотрудник только пришел на работу, будьте терпеливы, предоставьте ему возможность развить нужные навыки.

Вдохновляйте

Не скупитесь на похвалы

Похвала – мощный мотиватор. Если использовать этот инструмент правильно, вы добьетесь от сотрудников больших результатов. Главное здесь хвалить правильно:

Выражайте благодарность публично. Так заряд позитива будет выше.

Говорите искренне

Используйте похвалу дозированно, в противном случае она перестанет мотивировать персонал. Люди склонны привыкать и не замечать приятные вещи.

Хвалите своевременно. Задача выполнена и выполнена хорошо? Скажите об этом сейчас, потом будет поздно.

Хвалите не только за достигнутый глобальный результат, но и за промежуточные успехи. Такой подход будет заряжать сотрудника.

Не забывайте хвалить сотрудников и они ответят на похвалу более высокой продуктивностью.

Объясняйте свое ви́дение

Будьте открыты перед своими сотрудниками, показывайте, чего вы хотите добиться. Когда ставите цели, говорите, зачем вы поступаете именно так и почему нужно выполнить это действие. Так ваши сотрудники точнее поймут задачу и будут мотивированы на выполнение работы. Дайте своим возможность двигаться к целям компании вместе с вами, а не догонять позади. Командная работа позволит добиться целей быстрее.

Получайте обратную связь

Не допускайте неоднозначностей в работе

Создавайте у своих сотрудников правильное впечатление о компании и текущих делах в ней. Не допускайте пробелов в информации. Людям свойственно выдумывать и преувеличивать негатив, поэтому пробелы будут заполнены неверной информацией и слухами. Чем выше ваша позиция в иерархии компании, тем сложнее выстраивать коммуникацию с персоналом. До высшего руководства редко доходят проблемы низшего персонала. Дайте своим сотрудникам возможность уведомить руководство об их проблемах и уточнить текущее положение дел. Для этого можно реализовать корпоративную почту или сделать отдельную форму для вопросов персонала на сайте компании.

Не карайте за ошибки тех, кто способен на них учиться

Ошибки – это нормально, абсолютно каждый человек их допускает. Но ошибки бывают разные и отношение к ним тоже. Успешный человек на них учится и больше не допускает, неудачник – продолжает совершать.

Постарайтесь создать в компании атмосферу, в которой сотрудники смогут допускать ошибки и извлекать из них опыт. Карать за ошибки – то же самое, что сказать ребенку, который учится ходить – не вставай, у тебя все равно ничего не получится, даже не пробуй.

Ошибки – норма, дайте своим сотрудникам возможность их совершать, и вы увидите быстрый прогресс и рост компании.

Избегайте чрезмерной эмоциональности

Чрезмерная эмоциональность в диалоге мешает налаживать контакт. Крик вообще под запретом, в разговоре на повышенных тонах никто друг друга не слышит и диалог в таком случае выстроить невозможно. Вы, как руководитель, всегда действуете с позиции силы, как бы вы себя ни вели, сотрудник будет терпеть, так как ему нужно сохранить работу. Но такие отношения продлятся недолго и постоянные переходы на крик и унижение достоинства персонала приведут к потере уважения и текучке кадров.

Основные ошибки коммуникации и как их избежать

Ошибка 1: дисбаланс в коммуникации

Эту проблему часто расценивают, как незначительную, но она достаточно серьезна. Дисбаланс может выражаться по-разному: общения может быть недостаточно или слишком много. В первом случае, сотрудники будут думать, что в они в чем-то провинились и вы не хотите вести с ними диалог. Во втором, руководитель просто надоедает подчиненным постоянным контролем, здесь посыл – «мы профессионалы или кто».

Как общаться с подчиненными, чтобы сохранить нужный баланс:

Подходите к каждому сотруднику индивидуально. Кто-то нуждается в большом количестве общения и контроля, кому-то достаточно простой постановки задачи и одобрения за ее выполнение.

HR-специалисты выделяют несколько типов работников и рекомендуют общаться с каждым по-разному:

1. Универсал

Это специалист, который готов взять на себя не только свою работу, но и помочь соседу. Такой работник полон энтузиазма и всегда готов действовать на благо компании.

Для него решающее значение имеет поощрение и похвала. Одобряйте любые достижения такого сотрудника и он ответит вам высокими показателями в работе.

2. Самовлюбленный

Эгоизм и тщеславие – два термина, описывающих такого сотрудника. При этих недостатках, такие специалисты обычно очень хороши в своей области. Они понимают, что они хороши и будут требовать соответствующего отношения.

В общении с ними важно обсуждать все мельчайшие формальности, похвала сработает, но не так как с универсалом. Кнут сильно задевает самовлюбленного сотрудника, негатив у него вызывает сильное нежелание работать назло руководству и не важно, что за этим последует.

3. Материалист

Для него важны конкретные задачи и результаты. Работа материалиста практически не нуждается в контроле. А достигнутая цель сама собой является похвалой.

Ставьте конкретные измеримые цели, так сотрудник будет работать гораздо эффективнее.

4. Моралист

Это сотрудник, который выполняет свою работу по четким инструкциям. Он любит порядок, соблюдает субординацию. Критика для него – сложная вещь, он переносит ее тяжело. Такие члены команды особенно хорошо справляются с оформлением документации и разного рода рутинными процессами.

Чтобы мотивировать моралиста можно спросить совета, как у опытного специалиста. Неформальное общение для таких сотрудников неприемлемо.

5. Сомневающийся

Неуверенность – главная проблема такого специалиста. Его нужно постоянно мотивировать и вдохновлять. Он стремится к идеалу, при этом не подчиняется общепринятым стандартам и инструкциям.

Сомневающийся сотрудник нуждается в постоянной похвале и отметках его деловых качеств. Он сильно зависим от мнения окружающих.

Ошибка 2: неверный стиль общения

Часто бывает так, что руководитель, приходя в новую компанию приносит с собой стиль общения с командой со старого места. Также стиль общения ломается, когда высший руководитель назначает на руководящую должность одного из членов команды.

В первом случае, команда, не привыкшая к стилю управления нового руководителя, может бастовать и ломать рабочий процесс. Во втором – сохраняется панибратское отношение с бывшим коллегой и это не позволяет отделу работать с должной эффективностью.

Как общаться с подчиненными и оставаться лидером:

Чтобы работа выполнялась должным образом, перед сменой руководства узнайте:

• какой стиль общения принят сейчас в коллективе
• насколько выбранный стиль управления эффективен

В разных коллективах работают разные подходы, важно это понимать. Возможно придется потратить немало времени, чтобы подстроиться под новый коллектив.

Какие есть стили управления управления персоналом:

• Авторитарный – руководитель сам принимает все решения и жестко контролирует выполнение задач. При таком стиле управления персоналом, в качестве главных мотиваторов используются наказания. Инициатива со стороны сотрудников подавляется
• Анархическая – руководитель почти не участвует в делах компании, передает управление в руки управленцев низших звеньев, таким образом, снимая с себя ответственность за результаты работы
• Демократический – руководитель дает подчиненным больше свободы и волю в принятии решений второстепенного значения. Все нововведения в компании обсуждаются, каждый сотрудник имеет право голоса

Чтобы определить правильный метод управления персоналом, нужно определить состав команды, выявить потенциал каждого сотрудника и выделить лидеров, наделить их соответствующими полномочиями.

Ошибка 3: плохая обратная связь или полное ее отсутствие

Это одна из самых распространенных проблем в Российских компаниях. Как правило, руководители не хотят и не считают нужным давать обратную связь, а подчиненные просто боятся ее запрашивать. В результате, коммуникации нет вообще или она односторонняя.

Как правильно общаться с подчиненными:

• Отвечайте на все запросы своих сотрудников. Обратная связь нужна не только, чтобы устранить ошибки, но и чтобы мотивировать сотрудников. Поблагодарите за выполненную работу, похвалите за хороший отчет
• Создайте возможность коммуникации. Формат общения должен быть удобен обеим сторонам. Чтобы улучшить коммуникацию, предоставьте сотрудникам возможность задавать вопросы в анонимной форме
• Анализируйте запросы своих подчиненных, в них часто скрываются проблемы компании
• Развивайте культуру общения в коллективе. Для этого показывайте сотрудникам свой пример, не забывайте отвечать на их запросы и ведите диалог

Налаженная обратная связь позволит быстро находить проблемы и устранять их в зародыше.

Заключение

Правильная коммуникация с персоналом – важный момент в построении работы компании. Отслеживайте эффективность взаимодействия руководства и сотрудников, распознавайте и устраняйте ошибки в общении, расширяйте количество коммуникативных инструментов. Чем больше способов взаимодействия, тем меньше риски упустить из вида проблемы компании.

Как работать эффективнее. Руководство для менеджеров ветеринарных клиник

Все без исключения менеджеры ветеринарных клиник должны уметь эффективно управлять человеческими ресурсами. Иными словами — следить за тем, чтобы персонал был доволен, а у владельцев не возникало проблем с регулирующими организациями. Помимо этого, от менеджеров обычно требуется обеспечивать надлежащий уровень клиентского обслуживания, рассматривать жалобы клиентов, следить, чтобы дела в клинике шли гладко, грамотно составлять расписание, участвовать в маркетинговых инициативах, контролировать расходы клиники. И вообще быть «палочкой-выручалочкой» для владельца в любых других текущих вопросах.

Многие менеджеры часто испытывают неприятное чувство, когда кажется, что их расписание на каждый рабочий день буквально забито всевозможными людьми и делами, непременно нуждающимися в их внимании. Эффективно справляться с обязанностями менеджера – это тяжелая работа. Но у нас есть для вас несколько простых приемов, которые помогут гарантировано добиться успеха. Следующие советы помогут не только повысить вашу продуктивность на работе, но и получать от нее больше удовольствия.

Четко определите свою роль и обязанности в команде

Составьте адекватное и разумное описание своих рабочих обязанностей, после чего согласуйте его с начальством. Для начала набросайте общее описание своей должности и краткий перечень функций, которые вам приходится выполнять. Примеры подобного описания можно найти на множестве различных ресурсов, включая Американскую ассоциацию ветеринарных клиник, Ассоциацию управляющих ветеринарного бизнеса и различных ветеринарных консультантов.

Базовое описание должности ветеринарного управляющего – это неплохая отправная точка. Но его обязательно нужно отредактировать с учетом особенностей именно вашей клиники. Затем вам необходимо встретиться с владельцем клиники. Узнайте, чего именно он ждет от вас как от управляющего, и определите конкретную сферу профессиональной ответственности. К примеру, если в перечне ваших обязанностей сказано «Поддерживать расходы по основным категориям в пределах установленного бюджета», вам необходимо поговорить с начальником о том, на какие именно результаты он рассчитывает, и какие действия менеджер должен предпринять для успешного выполнения своих обязанностей. В противном случае, описание так и останется описанием, а у менеджера не будет ни четкой сферы ответственности, ни плана действий на случай выхода за рамки бюджета.

После того как ваша роль в команде и обязанности строго определены, вы сможете наладить более эффективное общение со своим начальством. Ведь как владелец, так и менеджер будут точно знать, какие функции последний выполняет в клинике.

Поставьте цели и расставьте приоритеты

Поставьте четкие цели и составьте план действий для их достижения. К примеру, если одна из целей клиники – обеспечить рост бизнеса на 10%, и для этого была составлена соответствующая маркетинговая программа, менеджер знает, чего хотят владельцы и имеет готовый стратегический план для достижения успеха. К тому же менеджерам часто приходится разрываться между многочисленными рабочими обязанностями, поэтому жизненно важно грамотно составить и согласовать с начальством приоритеты. В противном случае, у начальства может сложится впечатление, что менеджер может справляться с любым количеством работы в предельно сжатые сроки. Таким образом, у владельца клиники могут возникнуть завышенные ожидания, которые не соответствуют действительности. Чтобы избежать подобного недопонимания и не создать превратное впечатление о своей низкой продуктивности, менеджер обязан донести до руководителя, что ему приходится выполнять множество рабочих обязанностей, и для этого нужно время.

Помимо этого, необходимо узнать у начальника, какие задачи он считает наиболее приоритетными, а не гадать, чего он хочет или что считает нужным. Более того, правильно составленный график выполнения проектов поможет руководству клиники лучше понимать должностные обязанности менеджера и более адекватно оценивать результаты его работы.

Мудро распоряжайтесь временем

Если у вас возникают проблемы с правильной организацией рабочего времени, прочтите пару-тройку книг по этой теме. Из них можно почерпнуть много полезной информации и практических советов о том, как стать более организованным. Поговорите со знакомыми управляющими из других клиник, спросите у них, как им удалось решать свои проблемы со временем. Семинары и дискуссии, которые организует Ассоциация управляющих ветеринарного бизнеса и Ассоциация специализированных ветеринарных клиник и клиник неотложной ветеринарной помощи, станут отличной возможностью задать все интересующие вопросы и пообщаться с коллегами.

Многим менеджерам помогает назначить отдельные часы для приема подчиненных, которые обращаются к ним со своими проблемами и вопросами. Само собой разумеется, что неотложные вопросы необходимо решать по мере поступления. Однако конкретное время приема поможет избежать ситуаций, когда ваши подчиненные постоянно отвлекают вас на свои проблемы, которые в большинстве случаев вполне могут подождать. Работая над важным проектом, всегда закрывайте дверь кабинета и старайтесь оставаться сосредоточенным в течение как минимум двух-трех часов. Попросите секретаря в приемной не отвлекать вас телефонными звонками, если, конечно, не случилось ничего неотложного. Воздержитесь от искушения проверить электронную почту, что не только отвлечет вас от работы, но и может занять достаточно много времени.

Обеспечьте эффективное руководство

Одной из главных задач руководителя является следить за тем, чтобы все члены команды понимали миссию, концепцию и основные ценности организации. Если у вашей клиники нет письменного кодекса, в котором была бы описана корпоративная концепция, ценности и миссия, поговорите с начальством и убедите его составить подобное руководство. Команда должна знать, куда она стремится и каким образом планирует этого достичь.

Чтобы заработать доверие подчиненных, постарайтесь делиться с ними любой актуальной информацией и всегда держите данное им слово. Сообщайте членам команды о деловых операциях, которые могут повлиять на их работу, и всегда принимайте обещанные меры. К примеру, если вы пообещали кому-то из подчиненных подумать о возможности изменения рабочего графика или отправить их на обучающий семинар, будьте любезны выполнить обещанное. В противном случае, сотрудники клиники начнут сомневаться, что начальству небезразличны их проблемы, что негативно скажется на командном духе.

Да, далеко не все обладают врожденными лидерскими навыками, однако лидерству можно научиться. Для того чтобы эффективно справляться со своими обязанностями менеджера, есть смысл потратить немного времени и узнать больше о конструктивном руководстве и отточить в себе лидерские навыки.

Изучите искусство общения с начальством

Общение с начальством – это целое искусство, которое поможет вам наладить контакт со своим боссом и добиться лучших результатов для себя, для него и для клиники в целом. Главное в общении с начальством – построить беспроигрышные отношения, в которых вы сможете продуктивно работать и продвигать клинику вперед к успеху. Искусство общения с начальством включает в себя установление более эффективного обмена информацией с владельцами клиники и лучшее понимание их стиля руководства.

Не постесняйтесь согласовать график еженедельных совещаний с начальством. Подобная практика поможет вам наладить более тесный контакт и более эффективный обмен мнениями. Еженедельные совещания дают менеджерам необходимые инструменты и информацию для того, чтобы делать свою работу. Они позволяют избежать «завалов», часто возникающих в клиниках, которые откладывают проблемы и вопросы «на потом», вместо того чтобы разбирать их на еженедельной основе.

Менеджеры должны сообщать начальству, если им нужны те или иные ресурсы для эффективного выполнения своих рабочих обязанностей. А также делиться своим мнением об актуальных управленческих вопросах. Однако не забывайте, что те самые щекотливые проблемы, с которыми часто сталкиваются менеджеры, и которые часто непосредственно касаются владельцев, не исчезнут от того, что вы просто о них поговорите. Когда возникает проблема, необходимо сразу «брать быка за рога»: пойдите к начальству и скажите ему, каким образом его действия или та или иная ситуация влияют на продуктивность вашей работы. К примеру, если вы работаете на начальника, который недооценивает ваш авторитет, осторожно намекните ему, что его действия могут привести к неблагоприятным последствиям для бизнеса.

Не стесняйтесь критиковать подчиненных, чтобы повысить их продуктивность

Критика помогает вашей команде лучше работать, так как многие подчиненные обычно благодарны за объективное мнение о своих профессиональных успехах и слабых сторонах, которые можно улучшить. К тому же не забывайте поощрять критику от подчиненных в ваш адрес, что поможет вам дополнительно улучшить работу клиники. Вот несколько советов о том, как наладить в клинике эффективную систему обратной связи:

Говорите конкретно

Иногда низкая эффективность и недостаточный уровень личной ответственности персонала возникает из-за того, что менеджеры слишком размыто дают поручения подчиненным и критикуют результаты их деятельности. Постарайтесь прямолинейно и доходчиво объяснить своим подчиненным, чего именно вы от них ждете, и проследите за тем, чтобы вас правильно поняли. Спросите, есть ли у них какие-либо вопросы по поводу полученного задания. Раздавая задания, не забудьте установить четкие дедлайны и сроки выполнения. Вместо того чтобы просить подчиненного «Не могли бы вы заполнить эти отчеты и составить счета для клиентов», скажите: «Мне нужно, чтобы эти отчеты были заполнены, а счета для клиентов составлены к концу вашего рабочего дня. Вы сможете справиться с этим до 17.00?».

Выбирайте правильное время для критики

Критика приносит намного больше пользы, когда она конкретная и своевременная. Вместо того чтобы просто сказать: «Молодцы! Спасибо за хорошую работу!» или «В следующий раз постарайтесь справиться лучше», конкретно объясните подчиненным, что именно в их работе/поведении достойно поощрения, а что является недопустимым. Возможно, сейчас вам покажется, что я просто придираюсь, но поверьте, далеко не у всех людей совпадает представление о том, что такое «отличный», «хороший» или «плохой» результат, что такое «своевременно» и «качественно». Помимо этого, старайтесь выбирать правильное место и время для критики. Вспомните старую поговорку: «Хвалите – на людях, ругайте – наедине».

Сосредоточьтесь на действиях, а не на человеке

Сосредоточьтесь на конкретных действиях того или иного сотрудника, а не на таких нюансах, как подходы или намерения. Мы не можем измерить, количественно оценить или увидеть намерения или подход сотрудника. Все что мы видим – это конкретное поведение и действия. Вместо того чтобы сказать сотруднику, что ему нужно изменить свой подход к работе или более эффективно вести запись на прием, конкретно объясните ему, какие именно слова или действия приводят к низкой производительности. Когда ваша критика касается только конкретных действий, сотрудники будут точно знать, что им нужно сделать по-другому в следующий раз, а что им нужно продолжать в том же духе.

Свяжите рабочие обязанности с концепцией и корпоративными ценностями

Каждая должность в клинике имеет свое значение, а каждый сотрудник вносит свой вклад в реализацию корпоративной концепции. Сотрудники работают более эффективно, когда понимают, каким образом их личный вклад вписывается в «общую картину» клиники, а каким образом они помогают добиться поставленных деловых целей. Помимо этого, не забывайте ссылаться на корпоративные ценности, когда объясняете подчиненным, как именно они должны себя вести. Почаще напоминайте сотрудникам, что их поведение должно вписываться в корпоративную концепцию.

Научите свою команду решать проблемы

Если вам кажется, что вы завязли в болоте низкой эффективности и бесконечных проблемах своих подчиненных, которые вам приходится решать за них, то возможно вам пришло время научить свою команду решать проблемы самостоятельно. Одна из главных причин падения эффективности работы клиники возникает, когда сотрудники регулярно бегают к начальству за помощью или разрешением на то или иное действие. Для начала оцените общие навыки решения проблем вашей команды. Есть ли у вас сотрудники, которые обращаются к вам за распоряжением или инструкциями каждый раз, перед тем как что-нибудь сделать? Можно ли научить их принимать решения или решать свои проблемы самостоятельно? Правильно ответить на эти вопросы предельно важно, если вы хотите максимизировать эффективность и стимулировать командную работу.

Большинство сотрудников нужно учить перед тем, как они смогут самостоятельно принимать решения и сами разбираться с возникающими проблемами. Поощряйте подчиненных, когда они предлагают решение той или иной проблемы, вместо того чтобы просто давать им распоряжения. Со временем сотрудники научатся предлагать сразу несколько возможных решений, когда обращаются к вам со своими проблемами. Они будут более уверенно принимать мелкие решения и по мере необходимости отклоняться от инструкций в своей повседневной деятельности. Правильно обучив своих подчиненных, вы заметите, что многие проблемы, которые раньше приходилось решать администраторам или врачам, спокойно могут быть решены персоналом клиники.

Автор: Аманда Л. Доннелли, доктор ветеринарной медицины, магистр экономических наук
Консалтинговая фирма «ALD Veterinary Consulting», Рокледж, Флорида

Оригинал на английском: HOW TO BE A MORE EFFECTIVE PRACTICE MANAGER By: Amanda L. Donnelly, DVM, MBA. Переведено: Владимир Хубирьянц и команда Ветменеджер.

Author

Владимир Хубирьянц

Врач ветеринарной медицины с 1996 г. Подтвердил DVM для США/Канады. Основатель Специализированной Ветеринарной Клиники Основатель портала Ветмедикал и софта для ветеринарных клиник ВЕТМЕНДЖЕР. Он редактирует переводные статьи по управлению и развитию ветеринарных клиник в этом блоге. Ведет Youtube Канал DrHubir Он с удовольствием поможет советом начинающим ветеринарным врачам предпринимателям — пишите ему свои вопросы на Whatsapp

С чего начать работу руководителю:
курс для молодого директора

Когда меня назначили начальником отдела, я совершенно не понимал, за какие дела браться в первую очередь. Но к концу моей истории Вы поймете, что лучше сразу обращаться к программам и приложениям, которые систематизируют работу на данной должности. Речь будет о планировщике LeaderTask:

Начнем мою историю

Мой первый день в должности руководителя

На новом месте ко мне вереницей подходили подчинённые: у каждого был вопрос, не требующий отлагательств. Вышестоящее начальство требовало отчётов. Начальники соседних отделов пытались подкинуть дополнительную работу.

Я закрылся в туалете, включил воду и долго смотрел на неё, пытаясь успокоить торнадо в мыслях.

У меня разболелась голова и домой я вернулся с красными глазами.

Пошаговый план для начинающего руководителя

На следующий день я с самого утра отгородился ото всех, чтобы подумать в спокойной обстановке. Буквально заперся в кабинете и отключил звук мобильника. Я хотел чётко осознать, что мне делать на новом месте и в какой последовательности.

Я сформулировал 8 шагов, которые нужно сделать начинающему руководителю, только что вступившему в должность.

Хочу поделиться своим пошаговым руководством.

С чего начать руководителю на новом месте

Шаг 1. Понять, что будет требовать от вас начальство

Обратитесь к вашему руководителю (руководителю департамента, направления, генеральному директору или собственнику) и выясните ответы на 3 вопроса.

1. Какие ближайшие цели стоят перед вами, как новым руководителем (например: найти новых 3 сотрудников, выпустить новый продукт к 1 декабря)
2. Какая стратегическая цель у вашего отдела (например: сделать двойной рост продаж к концу года)
3. Какие отчёты нужно предоставлять начальнику. Формат (документ, презентация, устный отчёт на собрании), как часто (ежедневно, еженедельно, ежемесячно), что должно быть внутри (какие цифры, графики и тд.)

Шаг 2. Понять, чем занимается каждый ваш подчинённый

Запросите у каждого подчинённого список работ, которые он выполняет. У каждой работы должна быть проставлена примерная длительность в часах или минутах.

Список работ должен быть письменным или же список работ Вы можете увидеть в программе LeaderTask. Этот список очень важен. Без него вы уже через день забудете, кто чем занимается в новом коллективе. Его можно наблюдать, в разделе "Поручено мной". Там все задачи, которые Вы поручили сотруднику.

Шаг 3. Собрать обратную связь от подчинённых по выполняемой работе

Молодые директоры редко делают такой шаг. Однако польза от него – колоссальная.

Создайте короткую анкету для сотрудников.

В начале анкеты напишите примечание:

Эта анкета предназначена только для меня (руководителя отдела). Она никому не будет передана. Я хочу найти слабые места отдела и устранить их, чтобы каждому работалось спокойнее и позитивнее.

1. Что тебе нравится в твоей работе?
2. Что тебе не нравится в твоей работе?
3. Каким результатом своей работы за последние полгода ты гордишься?
4. Что мешает тебе выполнять твою работу?
5. Какие проблемы ты видишь в отделе?
6. Какие проблемы ты видишь в компании в целом?
7. Что нужно поменять в работе отдела в самом ближайшем времени?
8. Любые комментарии (что радует, что бесит, какое настроение, чего ожидаешь от работы и т.д.)

Предназначение этой анкеты – выявить слабые места в отделе: слишком медленные работы, кольца ожидания, бесполезные работы, упаднические настроения и прочее.

Вам, как новому руководителю, может быть не видно многих подводных камней в новом коллективе. Да и честно говоря, не будет видно никогда. Нужно спросить у самих сотрудников, что им мешает, что бесит, какие работы отнимают слишком много времени. Гарантирую, что несколько открытий о работе отдела вы точно сделаете.

Второе по важности предназначение анкеты – выявить то хорошее, что сейчас есть в отделе. Понять, что держит сотрудников на местах и что их мотивирует.

Шаг 4. Назначить локальных руководителей в группах

Если в вашем подразделении есть сотрудники, выполняющие одинаковую работу, назначьте для каждой группы сотрудников локального руководителя (лидера).

Например, у вас может быть несколько менеджеров по продажам, дизайнеров, специалистов по поддержке и т.д.

Лидер – это сотрудник с самым высоким уровнем профессиональности. Дополнительно он является наставником для коллег.

Поле назначения руководителей внутри отела появится иерархия сотрудников.

Это нужно для повышения удобства в управлении. Чтобы обсудить какой-либо важный вопрос или донести информацию до ваших работников, вам потребуется поговорить только с руководителями групп. Это гораздо продуктивнее и быстрее, чем поговорить со всеми подчинёнными в отдельности.

К тому же из лидеров потом вырастают отличные руководители более высокого ранга.

Как определить, какого сотрудника назначить лидером группы? Всё просто. По результатам анкеты. Лидер обозначит больше проблем и предложений, чем его коллеги. Если вы всё же промахнётесь (что не страшно для директора новичка) — в последствии можно сменить лидера группы.

Шаг 5. Ввести пятиминутную планёрку (летучку) по утрам

В планёрке должны участвовать только руководители групп. Если у вас все сотрудники занимаются различными работами, то должны участвовать все сотрудники.

Для чего нужна летучка:

1. Вы сможете за 5 минут узнать, что происходит в отделе
2. Сотрудники станут выдавать больше результата (им нужно будет коротко рассказать, чем занимались вчера и каков план на сегодня, следовательно повысится чувство ответственности)

На летучке каждый присутствующий отвечает на 3 вопроса:

1. Что я сделал вчера (именно завершённая работа, конечный продукт)
2. Что я сделаю сегодня
3. Что мне мешает выполнять работу

Вы, как управленец, можете не отвечать на эти три вопроса. Главная ваша задача – следить, чтобы каждый сотрудник выдавал ежедневный результат, а также реагировать на возникшие помехи и сложности.

Дополнительно назначьте ответственного за планёрку. Он будет вести её в случае, если вас не будет на месте.

Также можно обсуждать совместные проекты в программе LeaderTask, если у Вас сотрудники работают на удаленном доступе.

Шаг 6. Установить на компьютер и смартфон систему управления делами

С настоящего момента программа для управления делами – ваш лучший друг и помощник.

В чём польза программы:

1. Позволяет составлять списки дел на ближайшие дни (чёткий оперативный план)
2. Позволяет хранить цели (чёткий стратегический план)
3. Позволяет отправлять поручения сотрудникам (ни одно поручение не будет забыто или просрочено)

Делегирование (поручение заданий) поможет высвободить ваше рабочее время на более важные дела, например стратегическое планирование.

Рекомендую бесплатную специализированную программу для руководителей – ЛидерТаск. Программа очень простая. В ней вы сможете составлять списки дел, настраивать напоминания, управлять проектами и раздавать поручения.

Шаг 7. Записать все предстоящие дела в программу

Это будет ваш оперативный список задач.

Распределите задачи по конкретным дням. В день записывайте не более 5 задач. После выполнения задачи – отмечайте её выполненной в программе.

Такая система будет подталкивать вас выполнять все дела и в срок.

Через 2-3 дня вы обязательно прочувствуете, насколько приятно отмечать задачу выполненной.

Шаг 8. Создать информационную панель отдела

Как показывают исследования, команды добиваются значительно больших результатов, если каждый участник ощущает себя частью большого целого. Это значит, что каждый сотрудник осознаёт, что его работа очень важна и она помогает команде приближаться к цели.

Каждый сотрудник должен знать:

1. какая ближайшая цель стоит перед всем отделом
2. каким образом работа сотрудника влияет на достижение цели (должна быть сформулирована логическая цепочка: «я делаю эту работу, чтобы результат использовался вот таким образом, а это в свою очередь приближает команду к такой цели»

Чтобы показать прогресс достижения цели, используются информационные панели. Они представляют собой стенды, закреплённые на видном месте и отображающие динамику движения к цели.

В реальности панелью может служить:

1. жк-телевизор с большой диагональю
2. магнитно-маркерная доска
3. пробковая доска
4. флипчарт
5. Планировщик с будущими целями (электронная информационная панель) с метками, цветными обозначениями и диалогами с сотрудниками.

Любая цель должна быть измеримой. В идеале цель должна выражаться в цифрах.

Выставите информационную панель на видное место. Каждый день (или неделю) делайте новую отметку — процент достижения цели. Лучше всего отобразить динамику достижения цели в виде графика.

Подбадривайте сотрудников и хвалите их за успехи. Похвала от нового руководителя отдела — сильный мотиватор.

График движения к цели обычно вызывает азарт у сотрудников. Они начинают следить за изменениями, строить предположения «Успеем ли» и в конечном итоге задумываться, как выполнить работу быстрее, чтобы достигнуть цель досрочно.

Технология информационных панелей способствует быстрому сплочению коллектива.

Что делать новому руководителю после этих шагов

Вы выполнили первые шаги директора. Что делать дальше?

Узнайте подробнее о следующих направлениях развития отдела:

1. Построение системы мотивации сотрудников
2. Внедрение технологии Scrum (скрам) в работу сотрудников
3. Внедрение технологии Kanban (канбан) в информационную панель

Надеюсь, вы быстро освоитесь в новом коллективе. А затем превратитесь из директора новичка в директора профессионала. И помните, что есть органайзер, который облегчит выполнение поручений и руководство для молодого директора. Руководить и управлять с ним будет легче!